Guide utilisateur Textos
Ce guide couvre toutes les fonctionnalites de Textos pour les differents roles d'utilisateurs.
Table des matieres
Connexion et profil
Premiere connexion
Si vous avez recu une invitation par email : 1. Cliquez sur le lien d'invitation 2. Creez votre mot de passe (minimum 8 caracteres) 3. Entrez votre nom 4. Cliquez sur "Creer mon compte"
Connexion reguliere
- Accedez a l'URL de votre instance Textos
- Entrez votre adresse email et mot de passe
- Cliquez sur "Connexion"
Connexion OAuth
Si votre organisation a configure OAuth : - Cliquez sur "Connexion avec Google" ou "Connexion avec Microsoft" - Suivez les instructions de votre fournisseur
Profil utilisateur
Accedez a votre profil via le menu lateral > Profil
Vous pouvez modifier : - Votre nom d'affichage - Votre langue preferee (Francais/English)
Note : L'adresse email ne peut pas etre modifiee.
Mot de passe oublie
- Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublie ?"
- Entrez votre adresse email
- Consultez votre boite de reception pour le lien de reinitialisation
- Suivez le lien et creez un nouveau mot de passe
Conversations
La page Conversations est le coeur de Textos. C'est ici que vous gerez toutes les communications SMS avec vos contacts.
Liste des conversations
La liste affiche toutes les conversations de votre equipe, triees par derniere activite.
Chaque conversation montre : - Le numero de telephone du contact - Un apercu du dernier message - La date/heure du dernier message - Le nombre de messages non lus
Filtrer les conversations
Utilisez les filtres disponibles : - Recherche : Cherchez par numero ou contenu - Statut : Filtrez par conversations ouvertes ou fermees
Lire une conversation
Cliquez sur une conversation pour voir tous les messages echanges.
Les messages sont affiches chronologiquement avec : - L'heure d'envoi/reception - Le statut de livraison (envoye, delivre, echoue) - Le nom de l'agent qui a envoye (pour les messages sortants)
Envoyer un message
- Selectionnez une conversation existante ou creez-en une nouvelle
- Tapez votre message dans le champ en bas
- Cliquez sur "Envoyer" ou appuyez sur Entree
Envoyer des pieces jointes (MMS)
Si votre fournisseur SMS supporte le MMS, vous pouvez envoyer des images, videos et fichiers audio :
- Cliquez sur l'icone de trombone (📎) a cote du champ de message
- Selectionnez les fichiers a envoyer
- Les pieces jointes apparaissent au-dessus du champ de message
- Vous pouvez supprimer une piece jointe en cliquant sur la croix
- Ajoutez un message (optionnel) et cliquez sur "Envoyer"
Formats supportes : - Images : JPG, PNG, GIF, WebP - Videos : MP4, MOV - Audio : MP3, WAV, M4A
Limites : - Taille maximum par fichier : 10 Mo - Plusieurs fichiers peuvent etre envoyes en meme temps
Note : Le bouton d'ajout de pieces jointes n'apparait que si votre numero de telephone est configure avec un fournisseur qui supporte le MMS (ex: ISP Telecom). Les fournisseurs SMS uniquement (ex: Ubity) ne supportent pas les pieces jointes.
Nouvelle conversation
- Cliquez sur "Nouvelle conversation"
- Entrez le numero de telephone au format E.164 (ex: +15141234567)
- Redigez votre premier message
- Cliquez sur "Envoyer"
Menu de conversation
Cliquez sur l'icone de menu (trois points verticaux) en haut a droite d'une conversation pour acceder aux actions :
- Fermer la conversation : Marque la conversation comme terminee. Elle sera deplacee dans les conversations fermees.
- Archiver la conversation (Manager+) : Archive la conversation. Elle ne sera plus visible dans la liste principale mais sera accessible dans les archives de l'equipe.
- Supprimer la conversation (Admin) : Supprime definitivement la conversation et tous ses messages. Cette action est irreversible.
Une conversation fermee se rouvre automatiquement si le contact envoie un nouveau message.
Equipes
Les equipes regroupent les agents qui partagent un numero de telephone et gerent les memes conversations.
Voir votre equipe
Menu lateral > Equipes
Vous verrez la liste des equipes auxquelles vous avez acces.
Parametres d'equipe (Manager/Admin)
Cliquez sur une equipe pour voir ses parametres :
Informations generales
- Nom de l'equipe
- Numero de telephone associe
Membres
Liste des agents de l'equipe. Les admins peuvent : - Ajouter des membres - Retirer des membres
Horaires d'ouverture
Configurez les heures pendant lesquelles votre equipe est disponible :
- Cliquez sur "Ajouter un horaire"
- Selectionnez le jour de la semaine
- Definissez l'heure de debut et de fin
- Repetez pour chaque jour travaille
Comportement hors horaires
Choisissez ce qui se passe quand un SMS arrive hors des heures d'ouverture :
- Mettre en file d'attente : Les messages sont conserves et affiches dans la liste des conversations
- Rejeter : Les messages ne sont pas traites
Dans les deux cas, vous pouvez optionnellement configurer un message de reponse automatique qui sera envoye au contact.
Message de bienvenue
Configurez un message automatique envoye au debut de chaque nouvelle conversation.
Archives (Manager+)
L'onglet Archives permet de consulter les conversations archivees :
- Cliquez sur l'onglet Archives
- Un calendrier affiche les jours ayant des conversations archivees (en surbrillance)
- Cliquez sur un jour pour voir la liste des conversations archivees ce jour-la
- Cliquez sur une conversation pour consulter ses messages
Note : Les conversations archivees ne sont plus visibles dans la liste principale des conversations.
Metriques
Menu lateral > Metriques
Consultez les statistiques de votre equipe.
Vue d'ensemble
- Total des messages (recus et envoyes)
- Temps de reponse moyen
Volume
Graphique montrant l'evolution du volume de messages sur la periode selectionnee.
Performance
Statistiques detaillees sur : - Les messages par statut (envoye, livre, echoue) - Les temps de reponse
Filtres
- Periode : 7 derniers jours, 30 derniers jours, 90 derniers jours
- Par equipe : Filtrer par equipe (plusieurs equipes selectionnables)
- Par agent : Filtrer par agent - affiche uniquement les messages envoyes (les messages recus sont visibles par tous les agents)
Parametres
Menu lateral > Parametres
Profil
Modifiez vos informations personnelles.
Langue
Changez la langue de l'interface : - Francais - English
Cles API (Admin/Manager)
Generez des cles d'API pour integrer Textos avec d'autres systemes.
- Cliquez sur "Nouvelle cle"
- Donnez un nom a la cle
- Copiez la cle generee (elle ne sera plus visible apres)
Pour revoquer une cle, cliquez sur "Revoquer".
Administration
Ces fonctionnalites sont reservees aux administrateurs.
Gestion des organisations (Super Admin)
Menu lateral > Organisations
- Creer de nouvelles organisations
- Voir les membres et equipes de chaque organisation
- Activer/desactiver des utilisateurs
- Modifier les roles des utilisateurs
Invitations
Pour inviter un nouvel utilisateur :
- Allez dans les parametres de l'organisation
- Cliquez sur "Nouvelle invitation"
- Entrez l'adresse email
- Selectionnez le role (Agent, Manager, Admin)
- Cliquez sur "Envoyer l'invitation"
Le nouvel utilisateur recevra un email avec un lien pour creer son compte.
Rôles utilisateurs
| Rôle | Conversations | Équipes | Membres | Invitations | Métriques |
|---|---|---|---|---|---|
| Agent | Voir/Répondre | Voir | - | - | Limitées |
| Manager | Voir/Répondre | Configurer | Voir | - | Équipe |
| Admin | Voir/Répondre | Gérer | Gérer | Gérer | Toutes |
| Admin Domaine | Tous domaines | Tous domaines | Tous domaines | Tous domaines | Tous domaines |
| Super Admin | Tout | Tout | Tout | Tout | Tout |
Note : Les Admins de Domaine peuvent gérer toutes les organisations de leurs domaines assignés mais ne peuvent pas créer/supprimer de domaines ni ajouter de crédits.
Paramètres système (Super Admin)
Menu lateral > Systeme
SMTP
Configurez le serveur email pour l'envoi d'invitations et de notifications : - Serveur SMTP - Port - Identifiants - Email expediteur
OAuth
Configurez les fournisseurs d'authentification OAuth : - Google - Microsoft - Apple
Domaines (Super Admin / Admin Domaine)
Menu latéral > Domaines
Gérez les domaines et leurs configurations : - URLs associées - Numéros de téléphone - Webhooks pour les fournisseurs SMS - Journal des SMS - Administrateurs de domaine
Gestion des Admins de Domaine
Les super admins et les admins de domaine existants peuvent gérer les administrateurs de domaine :
- Allez sur la page de paramètres d'un domaine
- Descendez jusqu'à la section "Admins du domaine"
- Cliquez sur "Ajouter un admin" pour inviter un nouvel admin de domaine
Ajouter un Admin de Domaine : - Entrez l'adresse email de l'utilisateur - Si l'utilisateur a déjà un compte, il est ajouté immédiatement - Si l'utilisateur n'existe pas, une invitation est créée (affichée comme "En attente") - L'utilisateur invité deviendra admin de domaine lorsqu'il créera son compte
Retirer un Admin de Domaine : - Cliquez sur l'icône de corbeille à côté du nom de l'admin - Si l'utilisateur n'a plus d'autres domaines, son rôle devient admin régulier
Note : Les admins de domaine ne peuvent gérer que leurs domaines assignés. Ils ne peuvent pas créer/supprimer de domaines ni ajouter de crédits aux organisations.
Aide et support
Raccourcis clavier
| Raccourci | Action |
|---|---|
| Entree | Envoyer le message |
| Echap | Fermer une modale |
Messages d'erreur courants
| Erreur | Solution |
|---|---|
| "Identifiants invalides" | Verifiez votre email et mot de passe |
| "Echec de l'envoi" | Verifiez la configuration du fournisseur SMS |
| "Acces refuse" | Vous n'avez pas les permissions necessaires |
Contact support
Contactez votre administrateur systeme pour toute question technique.